شرح وظايف و تشكيلات روابط عمومي
با بررسي تعاريف مربوط به روابط عمومي، مي توان گفت كه مهمترين وظيفه روابط عمومي،شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكار عمومي از سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي شود . بي ترديد،اين وظيفه ، در قالب مجموعه اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي گيريد كه تحت عناوين نسبتاً ثابتي شامل ارتباط با رسانه ها و سازمانها، ارتباط مردمي، پژوهش،آموزش، برنامه ريزي، انتشارات،امور فرهنگي و نمايشگاهها، سنجش افكار و پشتيباني از آنها ياد مي شود .
شرح وظايف :
الف ) ارتباطات
ب ) امور فرهنگي و نمايشگاهها
ج ) انتشارات
د ) سنجش افكار
ه ) آموزش ، پژوهش و برنامه ريزي
الف ) ارتباطات
_سياستگذاري،برنامه ريزي و كاربرد شيوه ها و برنامه هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه ها، كاركردها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه .
_ گرد آوري، جمع بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم،نخبگان و رسانه ها در زمينه فعاليتهاي سازمان و ارايه آن به مديريت .
_ تلاش براي تقويت هر چه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و هميت سازماني و زمينه سازي براي برقراري ارتباطات بين آنان .
_ اعلان مواضع سازمان .
_ عضويت و شركت در جلسه هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها،خط مشي ها،برنامه ها و روند فعاليتها ونيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهم آيي ها و جلسه ها .
_ تدوين " تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي،كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي و تلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي
_ تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان
_ برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي
_ تدوين برنامه سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي
_ تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارايه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف
_ ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات،راديو،تلويزيون و خبرگزاري هاي رسمي جمهوري اسلامي و بهره برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم
ب) امور فرهنگي و نمايشگاهها
_ مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهم آيي هاي تخصصي و عمومي درون سازماني
_ پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در تعظيم ايام و مناسبتهاي ويژه
_ تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي، تبليغي در ساختمانها و محوطه ها
_ مديريت نمايشگاهها (سالانه ، دايمي و ...) در خارج و داخل سازمان با همكاري و مشاركت مراكز مربوط
_ طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها)
_ تهيه ، تدوين و اجراي نظامنامه و تقويم مراسم داخل سازمان
_ راه اندازي و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان
_ ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد كاركنان از طرح‌هاي شاخص سازمان.
- توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني (تيزر) و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي سازمان
- همكاري با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاري جشنواره عكس، نقاشي و مقاله‌نويسي بين دانش‌آموزان درباره سازمان
ج) انتشارات
- تدوين كتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارش‌هاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرح‌ها و برنامه‌ها با شيوه‌ها و قالب‌هاي موثر و مناسب.
- طراحي، تنظيم و تدوين نظامنامه اشتراك، تأمين و توزيع نشريات و مطبوعات برون‌سازماني و نظارت بر حسن اجراي آن.
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارايه به افكار عمومي
- گردآوري و توليد مجموعه‌هاي موردي و ادواري به صورت موضوعي در قلمروهاي موردنياز مديران و كاركنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات كشور و همكاري با ساير حوزه‌ها در انتشار اين موارد.
- انتشار نشريه داخلي و برون‌سازماني سازمان.
- نظارت بر نحوه انتشار نشريات در سازمان.
د)سنجش افكار
- تهيه گزارش‌هاي تحليلي ادواري ( هفتگي / ماهانه / فصلي / سالانه ) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارايه به مديريت
- نقد و بررسي و تحليل بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارايه گزارش آن به مديريت
- سنجش افكار عمومي درون‌سازماني به منظور بازاريابي مسائل و ارايه راه‌كارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
- تحليل محتواي مطبوعات به صورت ماهانه، فصلي و سالانه و ارايه نتايج آن به مديريت.
ه) آموزش، پژوهش و برنامه‌ريزي
- تهيه گزارش‌هاي عملكرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط‌عمومي
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط‌عمومي
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه.
- برنامه‌ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي بر اساس برنامه عمل سالانه.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.
- شركت دادن كاركنان در دوره‌هاي آموزشي متناسب با فعاليتهاي آنان.
- برنامه‌ريزي و اجراي دوره‌هاي آموزشي كوتاه‌مدت و مقطع‌دار روابط‌عمومي
- برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط‌عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط‌عمومي.
- سياستگزاري، هدايت و نظارت بر عملكرد واحدهاي تابعه روابط‌عمومي.